در دنیایی با تغییرات سریع، سازمان‌ها در جهت بقا و پیشرفت مداوم خود، همواره به دنبال راه‌های جدیدی برای اندازه‌گیری عملکرد و بهینه‌سازی آن هستند. در میان همه این روش‌ها، شاخص کلیدی عملکرد (KPIs) یکی از ابزارهای حیاتی مشترک برای سنجش اثربخشی فعالیت‌ها و رسیدن به اهداف سازمانی است.
هدف از این مقاله ارائه راهنمایی جامع به خوانندگان در زمینه انتخاب، جمع‌آوری، تحلیل و ارائه مؤثر KPIها برای ارائه گزارش است. با مطالعه این معیارها، خوانندگان قادر خواهند بود تا مناسب ترین KPIهای مرتبط با نیازهای خاص خود را شناسایی کرده و برای هدایت سازمان خود از آنها استفاده کنند.
در این مقاله، به بررسی برخی از معروف ترین و موثرترین KPI ها در مدیریت گزارش ها پرداخته و نقش حیاتی هرکدام از آنها را در قسمت‌های مختلف سازمان از جمله بازاریابی، فروش، خدمات مشتری و امور مالی بیان می‌کنیم.
شاید این نرم افزار برای ارائه گزارش برای شما کارساز باشد: نرم افزارگزارش ساز فریار
۱. تعداد فروش
اولین kpi متداول، تعداد فروش است که معادل آن، تعداد معاملات انجام شده، میزان تحقق سهم بازار یا درآمد حاصل از فروش است که در ادامه معنای هرکدام را مشهود می‌نماییم:
- تعداد معاملات انجام شده: این عبارت به صورت شفاف تر نشان می دهد که چه تعداد خرید، نهایی شده است.
- میزان تحقق سهم بازار: این معیار نشان دهنده نسبت و سهم شما از کل بازار هدف است.
- درآمد حاصل از فروش: این شاخصه به طور مستقیم به سودآوری شرکت اشاره دارد.
مثال از گزارش تعداد فروش:
- شرکت آمازون در سال ۲۰۱۹، با تمرکز بر بهبود تجربه کاربری و افزایش تنوع محصولات، ۲۰ درصد افزایش در تعداد فروش خود را تجربه کرد. این امر منجر به افزایش ۳۶ درصدی سود خالص این شرکت شد.
- شرکت نایک در سال ۲۰۲۰ با سرمایه‌گذاری بر روی بازاریابی دیجیتال و تجارت الکترونیک خود توانست ۳۰ درصد فروش آنلاین بیشتر را تجربه کند. این افزایش، بهبود ۱۹ درصدی ارزش سهام را به دنبال دارد.
۲. تعداد لیدهای تولید شده
تعداد لیدهای تولید شده، معیار سنجش اثربخشی فعالیت‌های بازاریابی از طریق کانال‌های مختلف مانند وب‌سایت، رسانه‌های اجتماعی، کمپین‌های ایمیل یا رویدادهای حضوری و فعایت های فروش یک سازمان در جذب مشتریان بالقوه جدید می باشد. این KPI نشان می‌دهد که چه تعداد از افرادی که به عنوان مشتری بالقوه شناسایی شده‌اند قابلیت تبدیل به مشتری خواهند بود.
تعداد لید تولیدشده یک شاخص مناسب برای پیش‌بینی میزان فروش آتی است که از مهم ترین دستاوردهای آن، شناسایی الگوهای تکرار شونده و کشف و تخمین نرخ تبدیل لید به مشتری است.
معادل این KPI، شاخصه هایی مانند تعداد معاملات انجام شده، میزان تحقق سهم بازار، درآمد حاصل از فروش است که در ادامه معنای هرکدام توضیح داده می شود:
- میزان جذب مشتری بالقوه: این معیار بر فرایند جذب افراد علاقمند به محصول یا خدمات شما تمرکز دارد.
- نرخ تبدیل لید به مشتری: این معیار نشان می دهد که چه تعداد از افراد علاقمند به محصولات و خدمات شما به مشتریان واقعی تبدیل شده اند.
- تعداد تماس های ورودی: این عبارت می تواند معیار اندازه گیری میزان تمایل افراد به کسب اطلاعات بیشتر در مورد محصول یا خدمات شما تلقی گردد.
مثال از افزایش لیدهای تولید شده:
- شرکت HubSpot با ایجاد محتوای باکیفیت و بهینه‌سازی وب‌سایت خود برای موتورهای جستجودر سال ۲۰۲۱ توانست ۵۰ درصد افزایش در تعداد لیدهای تولید شده را تجربه نماید. این تغییر منجر به افزایش ۴۳ درصدی درآمد بازاریابی کل شرکت شد.
- شرکت Salesforce در سال ۲۰۲۲ با استفاده از ابزارهای اتوماسیون اداری و هدفمندکردن کمپین‌های بازایابی خود، ۲۵ درصد افزایش در تعداد لیدهای خود، افزایش ۲۲ درصدی قراردادهای جدید را ا تجربه کرد.
۳. ترافیک ورودی به سایت یا تعداد دانلود اپلیکیشن
ترافیک ورودی به سایت یا تعداد دانلود اپلیکیشن، از معیارهای بررسی وضعیت رشد کسب و کارها به شمار می رود. هرچقدر این معیارها بیشتر باشد، طبیعتا، رضایت بیشتری را کسب خواهید کرد. این شاخصه که معادل آن بازدید از صفحات، کاربران فعال، میانگین زمان صرف شده در سایت است در ادامه کامل تر بیان می گردد:
- نرخ و تعداد بازدید از صفحات: این شاخص عملکرد نمایانگر تعداد کاربران بازدید کننده از صفحات مختلف وب سایت یا اپلیکیشن شما است.
- کاربران فعال: این عدد نشان دهنده این است که چه تعداد کاربر به طور مرتب در هر بازه زمانی خاص از وب سایت یا اپلیکیشن شما استفاده می‌کنند.
- میانگین زمان صرف شده در سایت (time spent): مدت زمانی که کاربران برای خواندن یا دیدن محتوا در وب سایت یا اپلیکیشن شما حضور داشتند.
مثال از افزایش ترافیک ورودی به سایت یا تعداد دانلود اپلیکیشن:
- شرکت نت‌فلیکس توانستدر سال ۲۰۱۸ با انتشار محتوای اورجینال جذاب و گسترش فعالیت خود به بازارهای جدید، ۵۰ درصد افزایش در ترافیک ورودی به وب‌سایت و افزایش ۲۵ درصدی تعداد مشترکین جدید داشته باشد.
- اپلیکیشن Spotify در سال ۲۰۲۱ با ارائه طرح‌های اشتراک رایگان و پریمیوم متنوع، ۳۰ درصد افزایش در تعداد دانلود اپلیکیشن خود را تجربه کرد. افزایش ۱۸ درصدی تعداد کاربران فعال این اپلیکیشن از نتا
۴. موجودی انبار یا تعداد تامین کننده ها
این KPI معادل عبارت‌هایی مانند میزان ذخیره سازی، تنوع منابع تامین کالا و میزان ریسک کمبود کالا است.
- میزان ذخیره سازی: این عبارت نشان می دهد که چه مقدار یا چه تعداد از محصول یا مواد اولیه در انبار موجود است.
- تنوع منابع تامین: این معیار بیان کننده این است برای هر محصول یا مواد اولیه به چه تعداد تامین کننده مختلف دسترسی دارید.
- ریسک کمبود کالا: این شاخصه احتمال کمبود محصول یا مواد اولیه را اندازه می گیرد.
مثال از بهینه‌سازی موجودی انبار یا تعداد تامین‌کنندگان:
- شرکت والمارت در سال ۲۰۱۹ با بهره گیری از هوش مصنوعی برمبنای شاخصه موجودی انبار توانست میزان تقاضای بازار خود را پیش‌بینی کرده و با بهینه‌سازی زنجیره تامین خود بر این اساس، ۱۵ درصد کاهش در موجودی انبار خود را تجربه کند. این موفقیت از این جهت حائز اهمیت است که کاهش ۸ درصدی هزینه‌های انبارداری و ۵ درصدی ضایعات کالا در عمل بسیار قابل توجه است.
خواندن این مقاله را به شما پیشنهاد می دهیم: چگونه گزارش عملکرد بنویسیم + مراحل + مثال گزارش عملکرد
۵. مانده حساب تنخواه
معادل‌های این شاخصه عبارتند از میزان نقدینگی در دسترس، کنترل هزینه‌ها یا نیاز به تزریق نقدینگی.
- میزان نقدینگی در دسترس: این شاخصه مقدار پول دردسترس برای مصارف جاری را نشان می‌دهد.
- کنترل هزینه‌ها: این عبارت نمایانگر مدیریت درست هزینه‌ها است.
- نیاز به تزریق نقدینگی: این شاخصه بیان می‌کند آیا نیاز به پول نقد بیشتر برای ادامه فعالیت ها است یا خیر.
مثال کاهش مانده حساب تنخواه
شرکت جنرال الکتریک: در سال ۲۰۱۸، جنرال الکتریک با جایگزینی وجوه نقد با کارت‌های اعتباری شرکتی برای خریدهای جزئی، ۷۰ درصد کاهش در مانده حساب تنخواه خود را ثبت کرد. کاهش ۱۲ درصدی فرآیندهای اداری مرتبط با مدیریت پول نقد و افزایش ۸ درصدی بهره‌وری کارکنان بخش مالی از نتایج این بهبود است.
۶. تغییرات بودجه
تغییرات بودجه از شاخصه‌های مهم مالی است که شاخصه‌های مشابه آن شامل انحراف از بودجه، کنترل هزینه‌ها و نیاز به تخصیص مجدد منابع است. معنا و مفهوم هرکدام در ادامه آمده است:
- انحراف از بودجه: اینکه تا چه حد هزینه‌ها با برنامه ریزی اولیه مطابقت دارند.
- کنترل هزینه‌ها: تا چه میزان هزینه‌ها به درستی مدیریت می‌شوند.
- نیاز به تخصیص مجدد منابع: بررسی اینکه آیا نیاز به جابجایی منابع مالی بین پروژه‌ها یا بخش‌های مختلف وجود دارد یا خیر.
مثال مدیریت تغییرات بودجه:
در پروژه بازسازی موزه لوور در پاریس با افزایش غیرمنتظره هزینه‌های مواد اولیه، در سال ۲۰۱۶ با مشکل کمبود اعتبارات مواجه شد. مسئولان این موزه با شناسایی به موقع این چالش‌ها و اعمال صرفه‌جویی‌های هوشمندانه در سایر بخش‌های پروژه، از توقف پروژه یا بیشتر شدن هزینه ها جلوگیری کردند. بررسی شاخصه مدیریت دقیق بودجه در این وضعیت، در تکمیل موفق پروژه در زمان و با بودجه تعیین شده، نقشی اساسی داشت.
۷. تغییرات مهم در اجرای یک پروژه یا کمپین
از مثال‌های این شاخصه به مواردی مانند موانع پیش روی پروژه، راه‌حل‌های جایگزین، تاثیر تغییرات بر نتایج نهایی می توان اشاره نمود.
- موانع پیش روی پروژه: این معیار برای معرفی و بررسی مواردی که ممکن است مانع از پیشرفت پروژه شوند، تمرکز دارد.
- راه‌حل‌های جایگزین: این شاخصه به گزینه های مختلفی اشاره دارد که در صورت بروز مشکل، قابلیت جایگزین شدن خواهند داشت.
- تاثیر تغییرات بر نتایج نهایی: این kpi، تاثیر تغییرات ایجاد شده در سازمان بر اهداف نهایی پروژه یا کمپین را اندازه می گیرد.
مثال تغییرات مهم در اجرای پروژه یا کمپین
کمپین بازاریابی شرکت دولینگو در زمینه بازاریابی، با استقبال غیرمنتظره‌ای در سال ۲۰۱۷ در شبکه‌های اجتماعی مواجه شد. با بروز این مسئله، تیم بازاریابی Duolingo با تشخیص این فرصت، استراتژی کمپین را به سرعت تغییر داده و تمرکز خود را بر تعامل با مخاطبان در شبکه‌های اجتماعی گذاشت. این تغییر استراتژی به موقع، منجر به افزایش قابل توجهی در تعداد دانلود اپلیکیشن و تثبیت جایگاه دولینگو به عنوان یک برنامه آموزشی محبوب شد.
۸. گزارش پیشرفت یک پروژه
- میزان پیشرفت طبق برنامه: اینکه تا چه حد پروژه طبق برنامه زمانبندی شده پیش رفته است.
- موارد تکمیل شده: لیست وظایف و اهدافی که به طور کامل انجام شده اند.
- موارد باقیمانده: گزارش وظایف و اهدافی که هنوز باید انجام شوند.
مثال گزارش پیشرفت پروژه
پروژه ساخت پل گلدن گیت (Golden Gate Bridge): در طول ساخت این پل در دهه ۱۹۳۰، استفاده از گزارش‌های پیشرفت روزانه و نظارت دقیق بر بودجه و جدول زمانی پروژه، باعث شد این پروژه عظیم مهندسی در همه مراحل، تکمیل موفقیت‌آمیزی را داشته باشد. به طور کلی، گزارش‌های پیشرفت به شناسایی و رفع مشکلات احتمالی به موقع کمک کرده و شفافیت لازم را برای تمام ذینفعان پروژه ایجاد می‌نماید.
۹. نرخ تبدیل
از دیگر شاخصه های مهم در گزارش های مدیریتی، نرخ تبدیل است. شاخصه هایی مانند درصد فروش، میزان جذب مشتری، نرخ بازگشت سرمایه در این دسته بندی قرار می‌گیرد.
- درصد فروش: این معیار نشان دهنده تعداد افرادی است که علاقمند به محصول بوده و آن را خریداری کرده اند.
- میزان جذب مشتری: این معیار، میزان جذب مشتریان با محصول را اندازه می‌گیرد.
- نرخ بازگشت سرمایه: این معیار بررسی می کند که با فروش محصول، چقدر سود به ارمغان آمده است.
مثال بهبود نرخ تبدیل:
وب‌سایت تجارت الکترونیک Zappos با ارائه امکانات جدیدتری مانند تصاویر و ویدیوهای باکیفیت تر، امکان زوم کردن بر روی جزئیات تصاویر محصولات و با ارائه سیاست مرجوعی آسان، نرخ تبدیل مشتری خود را به میزان قابل توجهی افزایش داد. طبیعتا این بهبود در نرخ تبدیل، منجر به افزایش قابل توجهی در فروش آنلاین و درامد این شرکت شد.
۱۰. تعداد بازدید سوشیال مدیا
اهمیت این معیار از این نظر است که با ایجاد محتوای جذاب و بهبود تعامل با مخاطبان و استفاده از استراتژی‌های مناسب، تعداد بازدیدهای خود را افزایش خواهید داد و به اهدافتان در سوشال مدیا می توانید برسید.
- تعداد مخاطب: این عبارت نشان گر این است که چه تعداد کاربر از صفحات شما در شبکه های اجتماعی دیدن کرده اند.
- میزان تعامل: نشان دهنده تعداد کاربری که با لایک، کامنت، اشتراک گذاری، با محتوای شما در شبکه های اجتماعی تعامل داشته اند.
مثال افزایش بازدیدهای سوشیال مدیا:
کمپین بازاریابی شرکت Dove در سال ۲۰۰۷، به نام Real Beautyبا تمرکز بر زیبایی واقعی زنان، توجه گسترده‌ای را در شبکه‌های اجتماعی به خود جلب کرد. این کمپین با تشویق کاربران به اشتراک‌گذاری تجربیات و تصاویر خود، منجر به افزایش چشمگیر بازدیدهای صفحه فیسبوک این شرکت و ایجاد یک جنبش اجتماعی در مورد پذیرش زیبایی‌های طبیعی شد.
شاخصه های کلیدی عملکرد (KPIs) به ابزاری قدرتمند برای سنجش و ارزیابی عملکرد مدیران تبدیل شده است. این شاخصه‌ها در سازمان ها به عنوان قطب نما، برای بقا و پیشرفت مداوم عمل کرده و مسیری روشن برای هدایت تصمیمات استراتژیک و عملیاتی ترسیم می کنند.
گزارش دهی مبتنی بر KPI، اطلاعات دقیق تری در مورد نقاط قوت و ضعف یک سازمان را ارائه داده و امکان نظارت موثرتر بر روندها را به مدیران عطا می‌کند. این شاخصه های کلیدی، عملکرد را ارتقا داده و کمک می کند سریع تر به اهداف نهایی خود دست یابند.
مقاله حاضر با تمرکز بر مدیریت گزارش‌های KPI، به بررسی چگونگی استفاده از این شاخص‌ها برای ایجاد گزارش‌های دقیق و قابل‌تحلیل می‌پردازد. با به‌کارگیری آموزه‌های این مقاله، خوانندگان می‌توانند از قدرت KPIها برای ارتقای سطح عملکرد، افزایش کارایی و دستیابی به اهداف سازمانی خود به طور مؤثر بهره‌مند شوند.
